Ettevõtte juhtimine on täis erinevaid ülesandeid, mille hulka kuulub ka töötajate palgaarvestus. Kuigi see võib pealtnäha tunduda lihtne töölõik, võib palgaarvestus aja jooksul muutuda keerukaks ja aeganõudvaks protsessiks, eriti kui ettevõte hakkab kasvama.
Esimese mõttena võib paljude ettevõtete juhtidele pähe tulla, et palgaarvestus on töölõik, mida võiks ise nokitseda või anda oma tavapärase raamatupidaja või finantsjuhi kanda. Kuid selles mõtlemises peitub oht – palgaarvestus võib olla äärmiselt keerukas ja aeganõudev protsess, mis hõlmab lisaks töötasude kalkulatsioonidele ka maksude arvestust ja deklareerimist, isikuandmete töötlemist ning tihti ka palju suhtlust töötajatega, kes soovivad täiendavat lisainfot oma töötasude arvestuse osas. See kõik tõmbab raamatupidaja tähelepanu eemale teistest ettevõttega seotud tegevustest ning on täiendav ajaline koormus.
Lisaks eeldab palgaarvestuse korraldamine, et palgaarvestaja on kursis pidevalt muutuvate seaduste ning regulatsioonidega, millega tavaline raamatupidaja ei pruugi üldse kokku puutudagi. Et finantsjuht ning raamatupidaja saaksid keskenduda oma tavapärasele tööle ning et minimeerida riske, kus asjakohaste seaduste mittetundmine tekitab täiendava maksukohustuse, tasub kaaluda palgaarvestuse teenuse sisse ostmist väliselt teenusepakkujalt.
Palgaarvestuse teenuse sisseostmine on üha enam levinud praktika nii väike- kui ka suurettevõtete seas. Selle taga peituvad mitmed positiivsed küljed, millest räägime selles blogipostituses lähemalt.
1. Vähendab ajakulu
Palgaarvestusteenuste sisseostmise üks olulisemaid eeliseid on aja ja ressursside kokkuhoid.
Suurte ettevõtete jaoks võib majasisene palgaarvestus olla suure töökoormusega ülesanne. Kui ettevõttel on palju töötajaid, tähendab see ka mahukat palkadega seotud sisendinfo hulka, mida võib olla keeruline õigeaegselt ja täpselt hallata. Palgaarvestusteenuste sisseostmine tähendab, et teie meeskond ei pea enam kulutama iga kuu tunde palgaarvestuse koostamisele, töötajate töötundide jälgimisele ja maksude arvutamisele.
Kogenud teenusepakkujat kasutades saab ettevõte keskenduda muudele olulistele tegevustele ja ärilistele väljakutsetele, mis aitavad luua rohkem väärtust, nagu näiteks müük ja turundus. Ajalise ressursi kokkuhoid võib olla väga väärtuslik ja vajalik, eriti kui tegemist on kasvava ettevõttega.
2. Säästab raha
Palgaarvestuse teenusena sisseostmise üks järgmisi eeliseid on kulude kokkuhoid ja seda kõikides suurustes ettevõtetele. Teenuse sisseostmise abil saate säästa raha ettevõttesisese palgaarvestuse tiimi palkadelt ning palgamaksudelt, muudelt hüvitistelt ja ülalpidamisega seotud üldkuludelt. Lisaks võimaldab teenuse sisseostmine vältida kuluka palgaarvestustarkvara ja -tehnoloogia ostmise ja ülalpidamise kulusid.
Turult pädeva palgaarvestaja leidmine on tänastes tingimustes üpris keerukas ning kulukas protsess. Suurtel ettevõtetel ei piisa tihti vaid ühest täiskohaga palgaarvestajast, kuna mahud on suured ning vajalik on tagada ka palgaarvestaja asendatavus haiguse, puhkuse või töölt lahkumise korral. Kui viimasel juhul asendatavus tagatud pole, seisab ettevõte silmitsi suure murega – uue palgaarvestaja palkamine võtab tavaliselt rohkem aega kui eelmise lahkumine ning kuidas sel vahepealsel ajal hakkama saada, sest palgamakseid ei saa ju edasi lükata. Teenusepakkuja kasutamisel ettevõtted selle probleemiga silmitsi ei seisa – näiteks Finance Labi tiimis on igas projektis alati vähemalt kaks spetsialisti, kes üksteist vajadusel asendavad.
Väiksematel ettevõtetel võib olla murekohaks, et täiskoormusega tööd ei ole palgaarvestajale pakkuda ja paljuski leitakse siis lahenduseks, et palgaarvestuse eest vastutab tavaline raamatupidaja, kes ei pruugi omada vajalikku kompetentsi palga- ja maksuarvestuse koostamiseks ning seeläbi võib ettevõttele kaasneda täiendav kulu hilisemate vigade paranduse korral.
Selliste muredega silmitsi seisvatele ettevõtetele võiks lahendus olla teenuse sisse ostmine. Parimad palgaarvestusteenuste pakkujad pakuvad töötajate arvul põhinevaid skaleeritavaid hinnakujundusmudeleid, muutes selle taskukohaseks nii suurtele kui ka väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele.
3. Vähendab vigade riski ning tagab täpsuse ja õiguspärasuse
Palgaarvestus on keeruline, kui ettevõttes on palju töötajaid, kuid võib olla keeruline isegi siis, kui töötajaid on vaid mõni. Palgaarvestaja peab olema kursis pidevalt muutuvate seaduste ning regulatsioonidega, mis võivad olla üpris keerukad ning segadusttekitavad.
Tihti näeme oma töös, et kui standardse palgaarvestusega saadakse hakkama, siis erinevate lisatasude maksmine või ühes kuus mitme väljamakse korral tekivad pahatihti probleemid, eriti, kui mängus on ka tulumaksuvaba miinimumi rakendamine. Selliste probleemide puhul on risk, et viga avastatakse alles mõne aja pärast ning see võib endaga kaasa tuua täiendava maksu- ja intressiriski, samuti ka töötaja pahameele.
Palgaarvestusteenuste sisseostmise üks eeliseid on see, et teenust pakuvad selle valdkonna spetsialistid. Mainekas palgaarvestuse pakkuja hoiab end kursis regulatiivsete muudatustega ja tagab, et teie palgaarvestus on alati kooskõlas kehtivate seaduste ja määrustega. Lisaks ei valmista pädevale palgaarvestajale probleemi erinevad lisatasud ja mitu väljamakset ühes kuus. Finance Labi tiim on palkasid arvestanud tuhandetele töötajatele ja seeläbi kokku puutunud kõikvõimalike erijuhtudega palgaarvestuses. Lisaks koolitame ennast pidevalt ning annab aegsasti oma klientidele teada, kui tulekul on mõni seadusemuudatus, mis klienti puudutab.
4. Ekspertide abi ja nõuanded
Mõnel juhul võivad ettevõtted vajada spetsiaalseid oskusi ja teadmisi palgaarvestuses. Välise teenusepakkuja kasutamine annab ettevõttele juurdepääsu professionaalidele, kes on spetsialiseerunud sellele valdkonnale ja kes saavad pakkuda asjakohast nõu. Välise teenusepakkuja kasutamine sisaldab sageli ka tööõiguslikku ja maksualast nõustamist, mis võib kaasa aidata nii ettevõtte juriidiliste kui ka maksuprobleemide lahendamisele. Lisaks saavad välised eksperdid anda ettevõttele tagasisidet, kuidas parendada olemasolevat palgaarvestuse protsessi ja tagada selle õigeaegse ning täpse toimimise.
Töötajad hindavad täpset ja õigeaegset palgaarvestust, mis omakorda aitab parandada nende rahulolu ettevõttega ning võib ka vähendada töötajate voolavust. Samas esineb tihti olukordi, kus töötajad ei saa aru, kuidas on nende töötasud arvestatud ning see tekitab neis pahameelt, mis kandub üle ettevõttele. Palgaarvestuse teenuse pakkujad saavad ka koolitada ettevõtte töötajaid, et nad mõistaksid paremini palgaarvestuse protsessi, seadusandlust ja muud asjakohast teavet. See võib aidata ettevõttel paremini mõista, kuidas palgaarvestus toimib ja kuidas mõjutab ettevõtte finantsseisu. Lisaks saavad palgaarvestuse teenuse pakkujad pakkuda ka tuge ja nõuandeid palgaarvestusega seotud küsimustes, mis võib aidata ettevõttel vältida vigu ja maksimaalselt ära kasutada palgaarvestuse protsessi eeliseid. Finance Lab aitab vajadusel anda ülevaateid seadusemuudatustest ja nende mõjudest töötasudele otse ettevõtte töötajatele.
5. Andmete turvalisus
Palgaarvestust korraldades tuleb silmas pidada, et hallatakse tundlikke andmeid ning tagada tuleb see, et ükski mittevajalik silmapaar ei puutuks kokku töötajate infoga – seda nii ettevõttesiseselt kui ka välistel osapooltel.
Palgaarvestusteenust pakkuv ettevõte saab pakkuda suuremat andmeturbamise kaitset, kuna neil on oma sisselogimisandmed ja volitused, mis tagavad andmete ohutu haldamise. Teenusepakkujad võtavad tavaliselt kasutusele erinevaid turvameetmeid, et tagada andmete konfidentsiaalsus ja terviklikkus. Näiteks kasutatakse autentimist ja autoriseerimist, et vältida volitamata juurdepääsu tundlikele andmetele. Välise teenusepakkuja kasutamine tagab ka selle, et ettevõttesiseselt ei tea töötajad oma kolleegide kohta konfidentsiaalset infot. Finance Lab järgib palgaarvestuse puhul GDPR reegleid ning tagab, et palgaarvestusinfole saavad ligi vaid tiimi määratud liikmed ning info jagamine kliendiga toimub läbi turvaliste kanalite ja vajadusel krüpteeritud kujul. Dokumenteerime koos kliendiga, kellel isikuliselt on õigus saada ligi töötasude andmetele ning sellest kõrvale ei kaldu.
Oluline on ka andmete varundamine ja taastamine, mis aitab tagada, et andmed ei läheks kaotsi või kahjustuks. Tihti võib majasisese palgaarvestuse puhul see olla tahaplaanile jäänud või sootuks ununenud, et töötasuga seonduvat infot tuleb varundada ning säilitada. Finance Lab teab, et see on oluline osa palgaarvestuse protsessist ning säilitab andmeid vastavalt kehtivatele seadustele ja määrustele.
Kokkuvõtlikult pakub palgaarvestusteenuste sisseostmine ettevõtetele mitmeid eeliseid, alates aja ja raha säästmisest kuni parema kvaliteedi ja andmekaitseni. See võimaldab ettevõtetel keskenduda oma põhitegevustele, jättes palgaarvestuse korraldamise ekspertide hooleks. Eelkõige on ettevõtetel oluline kaaluda, kas majasiseste palgaarvestajate vahetamine välise teenusepakkuja vastu toob kaasa suuremat efektiivsust, säästu ja turvalisust. Kui ettevõte soovib optimeerida oma finantsjuhtimist ning tagada kõrgema palgaarvestuse taseme, siis võib olla mõistlik kaaluda välise teenusepakkujaga koostööd. Arvestades kõiki neid eeliseid, millest ülal kirjutasime, pole üllatav, et paljud ettevõtted kasutavad palgaarvestusteenuste puhul välist partnerit.
Kui kahtlete, kas palgaarvestusteenuse sisseostmine oleks just teie ettevõtte jaoks parim valik, siis võtke meiega julgelt ühendust SIIN ja arutame koos läbi erinevad võimalused. Kui otsite endale usaldusväärset ning kompetentset partnerit palgaarvestuses, siis on Finance Lab alati turvaline valik.