Raamatupidamise outsourcing on tehnoloogilise ja majandusliku arengu tõttu aina populaarsem valik ettevõtetele, kes soovivad keskenduda oma peamistele tegevusaladele ja samal ajal usaldada raamatupidamise, maksu- ja palgaarvestuse ning finantsaruannete koostamise spetsialistidele. Outsourcing võib aidata ettevõtetel vähendada kulusid, suurendada tõhusust ja parandada äriprotsesse. Kuid millistele ettevõtetele sobib siiski raamatupidamisteenuse sisseostmine kõige paremini ja kuidas saab raamatupidamisbüroo Finance Lab’i tiim erinevatel juhtudel oma abi pakkuda?
Sa vajad erineva kompetentsiga finantstöötajaid, kuid ei suuda katta nende kõigi kulusid
Esimene küsimus, mille ettevõtte juht endale finantstöötajat otsima asudes esitama peab, on töötaja profiil – finantsjuht, finantskontroller, finantsanalüütik, siseaudiitor, palgaarvestaja, pearaamatupidaja, raamatupidaja või hoopis arvesisestaja? Kui ta ei suuda katta rohkem kui ühe finantsinimese kulusid, aga teadmisi on erinevaid vaja, siis kas ta palkab finantsjuhi ja maksab talle kõrgemat palka ka lihtsama raamatupidamistöö eest? Või siis palkab raamatupidaja ja määrab talle ka finantsjuhi kohustused? Mõlemad variandid võivad valusalt kätte maksta ja viia ebatõhusate otsuste tegemiseni. Kui ettevõte vajab tervikliku finantstiimi ressursse, kuid ei suuda katta kogu selle meeskonna kulusid ja juhtimisaega, on raamatupidamise outsourcing mugav ja paindlik “võtmed-kätte” lahendus. Finance Lab’is me toimime iga projekti puhul tiimina ehk määrame igale kliendile vähemalt 2 vastutavat raamatupidajat. Ühtpidi tagab see raamatupidaja haigestumise või puhkuse korral jätkuva tööprotsessi ning võimaldab ka vigade vältimiseks kasutada 4-silma printsiipi. Teistpidi saame me aga vastavalt kliendi vajadusele kokku panna sobiva kompetentsiga tiimi: näiteks nooremraamatupidaja tegeleb arvete ja pangatehingutega ning vanemraamatupidaja teostab keerulisemaid ülesandeid, viimase töö vaatab omakorda üle projektijuht. Selline tööjaotus hoiab ka meie hinna konkurentsivõimelisena.
Ülekoormus või igav töö on raamatupidaja töölt lahkumise peamised põhjused
Kui ettevõtte raamatupidamise töömaht on veidi suurem kui ühe raamatupidaja täiskoormus, siis sageli teist raamatupidajat palkama ei hakata, vaid ettevõtte juht palub olemasoleval raamatupidajal teha ületunde. Tavaliselt peavad raamatupidajad ka “puhkama” või olema haiged koos arvutiga, sest ikka tuleb sel ajal ette asju, mis tal on vaja kiiresti ära teha. Ülekoormus on raamatupidajate töölt lahkumisel üks peamisi põhjuseid. Ning siis seisab ettevõte silmitsi järgmise murega – uue raamatupidaja palkamine võtab tavaliselt rohkem aega kui eelmise raamatupidaja lahkumine ning kuidas sel vahepealsel ajal hakkama saada, näiteks palgamakseid ei saa ju edasi lükata. Kasutades aga raamatupidamise outsourcingut, ei pea ettevõtte juht nende teemadega tegelema. Büroosiseselt on meil lihtne töömahtude muutusele reageerida ja vajadusel lisaraamatupidaja osalise ajaga projekti appi panna. Raamatupidamist võib muuseas outsourcida ka ainult osaliselt ning sel juhul on tavaliselt mõttekam keerulisemad ülesanded sisse osta, sest näiteks arvetega tegelemisel saab teenusepakkuja anda oluliselt vähem lisandväärtust kui palga- ja maksuarvestusel. Ka riskijuhtimise seisukohalt on mõistlik väliselt partnerilt sisse osta just valdkonnad, kus teenuspakkuja teadmised on paremad. Lisaks aitab see parandada ettevõtte tegevuse tulemuslikkust kasutades raamatupidajaid, kellel on antud valdkonnas süvendatud teadmised.
Või on hoopis vastupidine olukord, et ettevõtte raamatupidamise töömaht on väiksem kui ühe raamatupidaja täiskoormus. Sel juhul näeme sageli, et ettevõtete juhid annavad raamatupidajale lisaülesandeid muus valdkonnas – tihti just administreerimise valdkonnas. Kas aga raamatupidaja on motiveeritud täitma ülesandeid, mis talle erialaselt midagi juurde ei anna? See olukord võib päädida sellega, et raamatupidaja lahkub põnevama töö leidmisel.
Raamatupidaja värbamisel ei piisa ainult CV-st ja vestlusest
Siinkohal jõuamegi raamatupidaja värbamiseni. Kui ettevõte esmalt kaalub, kas soodsam on palgata oma raamatupidaja või osta raamatupidamine teenusena sisse, siis oma raamatupidaja palgakulule lisaks tuleb kalkulatsiooni sisse arvestada ka tema puhkusetasu (vs raamatupidamisbüroo pakub teenust ilma puhkuseta 12 kuud aastas), töökoha ja -vahendite ning koolituste kulud jms. Tihtilugu unustatakse arvutusse lisamast raamatupidaja värbamise kulud ja aeg. Tänapäeval on üsna keeruline leida kvalifitseeritud laiapõhjaliste teadmistega raamatupidajat. Olen aastate jooksul raamatupidajate värbamisel kokku puutunud mitmesaja kandidaadiga. Kindlasti tuleb raamatupidaja palkamisel mitte piirduda vaid CV lugemise ja vestlusega, vaid ka tema teadmisi testiga kontrollida. CV-d lugedes võib eeldada, et kui raamatupidaja on varem töötanud ainult konkreetsel lõigul (nt. ostuarvete osakonnas) mõnes finantskeskuses, siis tema peamine kompetents ongi just sel töölõigul ning laiemad teadmised võivad vajada täiendamist. Samas on minu kogemus näidanud, et isegi kui kandidaat on varem töötanud palju aastaid ühes ettevõttes pearaamatupidajana, siis ei pruugi ta testil siiski head tulemust saada. Kuidas nii? Tavaliselt on põhjus selles, et raamatupidaja on aastaid järjest rutiinselt teinud oma tööd ja teab täpselt, kuhu ja mida programmis sisestada ning seejuures ära kaotanud oma kaasamõtlemise võime. Seepärast teevadki sageli värbamisel teadmiste teste paremini hoopis hiljuti ülikooli lõpetanud raamatupidajad, kellel teooria on veel värskelt meeles.
Aeg-ajalt tuleb ka ette, et raamatupidaja ise on täiesti kindel, et tema vastus testis on õige, kuna ta on seda teadmist varem oma töös rakendanud. Tegelikult on aga tema teadmine juba algselt vale olnud või on vahepeal seadus muutunud ning sedasi ta ongi oma töös tahtmatult vigu teinud. Nii juhtub põhjusel, et raamatupidaja töötab ettevõttes enamasti üksinda. Raamatupidamisbüroos me töötame aga tiimina ehk nooremraamatupidaja töö vaatab üle vanemraamatupidaja ning vajadusel õpetab ja korrigeerib tema tööd. Või kui tulevad ette keerulisemate tehingute kajastamised, arutame neid suurema meeskonnana koos. Tiimina töötades on meil laiemad teadmised ning klient võib ükskõik mis küsimuses helistada ning olla üsna veendunud, et leiame oma majast inimese, või siis teame mõnda muud selle teema spetsialisti, kes aitab tema mure lahendada. Kuigi peaaegu kõik Finance Lab’i raamatupidajad on juba kõrgeima kvalifikatsiooniga Eestis, täiendame me siiski pidevalt oma teadmisi. Tiimis on meil lihtne jagada üksteisega nii uusi teadmisi, lahendusi kui tööriistu.
Raamatupidamisteenuse sisseostmine on kuluefektiivne ja tõstab kvaliteeti
Raamatupidamist teenusena sisseostmisel saavutatakse sageli kulude kokkuhoid, kuna raamatupidamisbüroo töötajad töötavad paljude klientidega ning nad on tuvastanud aega säästvad meetodid, mis võimaldavad neil täita keerulisi ülesanded oluliselt lühema ajaga kui iseseisval raamatupidajal. Iga uue projekti alguses me vaatame alati kohe üle, mida saab teenuse käigus standardiseerida, kuidas lihtsustada protsesse ja vähendada ühekordsete tegevustega kaasnevaid kulusid. Samuti anname kliendile nõu, kuidas raamatupidamine efektiivsemaks muuta, olgu selleks siis maksud või tarkvara. Ning isegi kui kliendi kulubaas mõnikord ei muutu, siis peaaegu alati saavutatakse finantsarvestuse kompetentsi ja kvaliteedi kasv. Kõige suurem väärtus raamatupidamisteenuse outsourcingul on see, et ettevõte saab endale täpselt vajaliku kompetentsiga raamatupidajate tiimi ehk ligipääsu parema kvaliteediga teadmistele, oskustele ja võimetele. Sageli näeme töökuulutusi, kus otsitakse endale raamatupidajat, kes peab olema tugev nii palga- ja maksuarvestuses, IFRS’is kui grupiaruandluses ning samal ajal tegelema ostu- ja müügiarvete ja pangakannetega. Sellise kompetentsipagasiga raamatupidaja pole üldjuhul motiveeritud tegelema viimati mainitud ülesannetega ning kui nende maht on suur, siis tegelikult maksab ettevõte ka selle raamatupidaja eest üle. Kui palgata aga vähemkogenud raamatupidaja, siis võib ta jääda hätta keerulisemate tööülesannetega. Nagu ka juba eespool juttu oli, siis Finance Lab’is on igasse projekti kaasatud erineva kogemusega raamatupidajad. Kui koostame kliendile hinnapakkumist, võtame arvesse erineva keerukusega töömahud ja erineva kogemusega raamatupidajate töötasud ehk klient maksab ainult selle eest, mida ta täpselt vajab. Samas saab ta sisuliselt ligipääsu tervele meie talentide tiimile, sest keerulisemate tehingute kajastamisel arutame teemat erinevate ettevõttesiseste spetsialistidega. Piltlikult võib ka öelda, et klient saab tasuta mitmeid konsultatsioone, mida majasisese raamatupidaja puhul sageli eraldi juurde ostetakse.
Oluline on teada, et välisele kolmandale osapoolele raamatupidamise üleandmisel antakse üle ka vastutus ehk teenusepakkujad vastutavad oma vigade eest rahaliselt kliendi ees. Raamatupidamisbürood kasutavad aja säästmiseks erinevaid viise raamatupidamise automatiseerimiseks. See säästab aega, kuid mis kõige tähtsam – vähendab riske ja inimlikke vigu. Teiseks, automatiseeritud raamatupidamises saab aruanded kätte reaalajas. Need aitavad võimalikke probleeme avastada ja lahendada varases staadiumis. Kolmandaks vähendab see sisemiste pettuste tõenäosust. Ettevõtted peaks, aga sageli pole nad siiski välja töötanud sisemisi lahendusi riskide ja pettuste vältimiseks. Büroodel on aga kindlad protseduurid, et kaasata ettevõtte juhti arvete kinnitamiseks, palgaarvestuse ülevaatamiseks ning neil pole ka ligipääsu kliendi pangakontole ülekannete kinnitamiseks.
Outsourcitud raamatupidaja on samuti ettevõtte meeskonna liige
Kõige sagedasem hirm raamatupidamisteenuse sisseostmisel on, et väline teenusepakkuja ei saa piisavalt aru ettevõtte äritegevusest ja tal puudub side ettevõtte töötajatega. Tegelikult töötavad aga Finance Lab’i raamatupidajad vajadusel kokkulepitud päevadel kliendi kontoris ning tänapäeval, mil nagunii paljud ettevõtted võimaldavad osalise ajaga kodus töötamist, mõnikord isegi teised ettevõtte töötajad ei tea, et tegemist on välise raamatupidajaga. Lisaks kliendi juures töötamisele osalevad vajadusel meie raamatupidajad juhtkonna koosolekutel, et seal finantstulemusi ja eelarvet kommenteerida.
4 juhtu, millal võiks kindlasti kaaluda raamatupidamise sisseostmist
Meie erinevate ettevõtetega töötamise kogemuse põhjal võib kokkuvõtlikult öelda, et raamatupidamise sisseostmine toimib kõige paremini järgmistel juhtudel:
- Väikeettevõte ei vaja täiskohaga raamatupidajat, kuid vajab siiski inimest, kellel on raamatupidamisteadmisi rohkem kui omanikul endal või mõnel olemasoleval töötajal. Tänapäeva raamatupidamise programmid on nii lihtsalt käsitletavad, et ostuarvete sisestamisel või müügiarvete väljastamisel polegi raamatupidajat enam otseselt vaja. Esimene koht, millega hätta jäädakse, tekib siis, kui mängu tulevad palga- ja maksuarvestus ning erinevate aruannete koostamine. Sisuliselt võib raamatupidamisbüroo endale appi võtta ka ainult viimati mainitud ülesannete teostamiseks ning arvetega majasiseselt ise edasi tegeleda.
- Ükskõik millise suurusega ettevõte ei leia endale sobiva eelarvega erinevate kompetentsidega raamatupidajat. Sel juhul võib lihtsamad tööülesanded jätta ka endale majja sisse ning ainult keerulisemad ülesanded sisse osta ehk saada tuge tegevustes, mis on harva esinevad ja haruldased või nõuavad spetsiifilisi teadmisi.
- Kasvav ettevõte vajab abi finantsraporteerimisel, näiteks investoritele ja pankadele. Investoritele meeldib näha, mida nende kapitali tulevik toob, et nad saaksid aidata nii finants- kui ka tegevusotsuste tegemisel. Siiski ei ole paljudel ettevõtete omanikel finantsprognooside koostamiseks vajalikke teadmisi ja seetõttu võivad nad esitada puudulikku teavet (näiteks puuduvad olulised kulud, mida tuleb arvesse võtta). Finance Lab’is pakuvad rahavoogude juhtimisel ja prognooside tegemisel tuge finantsjuhi tasemel eksperdid. Vigase finantsinfo esitamine võib tõsiselt mõjutada ettevõtte kapitali kaasamise võimet, kuna ilma läbipaistva finantsteabeta võib laenuandjatel olla keeruline ettevõtte tulemusi mõista. Kasutades Finance Lab’i abi võite olla kindel, et raamatupidamisaruanded on õigeaegsed ja täpsed. Lisaks pakume finantsteabe analüüside ettevalmistamist, muutes laenuandja otsustamise protsessi kiiremaks ja mugavamaks.
- Ettevõte vajab abi raamatupidamises ajutiselt, näiteks aastalõpu aruannete koostamisel, uuele raamatupidamise programmile üleminekul (topeltraamatupidamine) või kui raamatupidaja läheb lapsehoolduspuhkusele. Kui suuremas ettevõttes on olemas oma finantstiim, siis ajutist raamatupidajat on kõige mugavam sisse osta renditöötaja teenusena. Sel juhul raamatupidamisbüroo rendib kokkulepitud koormusega ja ajaks oma töötaja ettevõttele ning kohapeal juhendavad ja annavad talle ülesandeid majasisesed töötajad.
Kui otsite usaldusväärset ja professionaalset abi raamatupidamises, siis Finance Lab on kindlasti turvaline valik. Pakume osalist või täielikku raamatupidamisteenust, mis hõlmab kõiki raamatupidamisega seotud ülesandeid ning meie eesmärk on aidata teil oma ettevõtte finantsseisu paremini mõista ja teha täpsemaid äriotsuseid. Võtke meiega julgelt ühendust SIIN ja aitame leida just teie ettevõttele sobiliku lahenduse.